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オフィス移転で最初に取り組むべき3つのポイント
1. オフィス移転の「目的」の決定
| 目的を明確にするために考えること | |
|---|---|
| 現在のオフィスの問題点は何か？ |
【具体例】
|
| 移転によって、どんなオフィスに変えたいか？ |
【具体例】
|
まず、なぜオフィスを移転する必要があるのか、「目的」を明確にしましょう。移転作業にはたくさんの費用と労力がかかります。必要な費用や労力を差し引いても、「オフィスの移転が必要」と考える目的があるはずです。
現在のオフィスにある具体的な問題点や悩みに加え、移転によって叶えたい姿を考えていきましょう。目的がはっきりとしていると、移転先を探す際はもちろん、移転の方向性を決める際にも役立ちます。
2. オフィス移転の「要件」の決定
| 要件を決めるために考えること |
|---|
|
オフィス移転を進めるうえで、予算の設定やスケジュール作成も重要です。メインでオフィス移転を進めるプロジェクトチームなどを決め、予算・スケジュールの立案を行いましょう。
プロジェクトチームには、必要に応じて社外のコンサルなどを導入するのもおすすめです。オフィスの問題点は分かっていても、移転に関しては経験のない従業員も多いでしょう。プロの目線からのアドバイスによって、スムーズな移転が期待できます。
3. オフィス移転の「方向性」の決定
| 方向性を決めるために考えること |
|---|
|
プロジェクトメンバーが主体となって、新しいオフィスの広さや設備、機能、コンセプトなどの方向性を考えていきましょう。実際には、予算によって妥協すべき点も出てきますが、理想の形はあるはずです。
最初に明確にした「移転の目的」を軸に、理想と実現可能な部分を検討しながら決めていきましょう。中心メンバー全員が共通認識を持って、方向性を定めることが大切です。方向性を固めることで、オフィス移転がより成功に近づきます。
オフィスの立地がもたらす信頼感
上記で述べてきたように、「移転の目的」を軸にした場合、やはり物件選び（オフィスの立地）は特に慎重になる要素になってきます。
オフィスを構える地域は、対外的な印象や信頼感に直結し、訪問や打ち合わせの利便性にも影響します。また、顧客や取引先と物理的な距離が近ければ、緊急時の対応や顔を合わせたコミュニケーションも取りやすくなるため、ビジネスパートナー候補として有利に。このように、オフィスの立地は単なる住所以上の意味を持ち、企業の信頼感や印象形成に大きく影響する要素です。
ビジネスパートナーを選ぶ要因の1位は「オフィスの所在地」
サーブコープが実施した調査によると、ビジネスパートナーを選ぶ際に最も重視される要因は「オフィスの所在地」でした。
具体的には、回答者の44.6％が「同じ都市内にオフィスがあること」を重視すると答えており、立地が信頼感や利便性を測る基準となっていることが分かります。
インターネットやオンライン会議ツールの普及によって遠隔でのやり取りは容易になったものの、実際には近距離にオフィスがあることで緊急時の対応がしやすく、対面での打ち合わせも円滑に行えるため安心感につながります。
調査では次いで「知人からの推薦（38.6％）」や「固定電話の有無（20.7％）」が続きました。これらの要素を上回って、立地が第1位となったことは注目に値するでしょう。
郊外のオフィスは問い合わせ数に影響
オフィスが郊外にある場合、企業への問い合わせや取引の意欲に影響を与えることがあります。
アンケート調査では「候補となる企業が郊外にオフィスを構えている場合、問い合わせを控える」と答えた人は28.9％に上りました。特に20代では69％と、若い世代ほど立地条件を重視する傾向が顕著であることが分かっています。
初回ミーティングの場所が与える印象
初回のミーティングは、企業間の信頼関係を築く上で非常に重要要素として、参加者が安心して話せる環境かどうかがポイントになります。多くのビジネスパーソンは、企業のオフィスでの面談に対して最も信頼感を抱く傾向があります。
オフィスでのミーティングは、企業の実在性や組織の体制が確認できるだけでなく、機密情報を安全に扱える環境であるという安心感を与えるためとして、実に初回ミーティングの場所として、企業のオフィスを好印象と答えた人が60.4％と最多であり、この傾向を裏付けています。
一方、カフェや公共の場では、周囲の目や騒音などによって集中しにくく、資料の取り扱いも制限されるため、ネガティブな印象を持つ人も少なくありません。このように、初回ミーティングの開催場所は、企業の信頼性や安心感を示す重要な要素であり、適切な場所を選ぶことがビジネス関係の円滑なスタートにつながります。
問い合わせ先として安心される連絡手段
企業への問い合わせは、初めての接点である場合ほど信頼感や安心感が重要になります。連絡手段が整っていないと、取引先や顧客は不安を抱きやすく、問い合わせ自体を控えるケースも。
そのため、電話番号やメール、オンラインフォームなど、複数の連絡手段を用意し、初回の問い合わせでスムーズに連絡が取れる環境を整えることは、信頼性を示す重要な要素となります。
携帯電話＋固定電話番号の両方が安心感の鍵
企業の問い合わせ先として、携帯電話と固定電話の両方を用意することで安心感を高めることができます。サーブコープのアンケート調査によると、「携帯電話番号と固定電話番号の両方」があると安心できると答えた人は67.9％で最多でした。
一般的に固定電話だけでも信頼感は得られますが、両方あることで迅速な対応や確実な連絡手段を確保できる印象が強まります。また、同調査では、年代が上がるほど両方の番号を重視する傾向があり、若い世代では携帯電話だけでも抵抗が少ないこともわかっています。
これらの調査結果から、企業は複数の連絡手段を用意することで、初回の問い合わせから安心感を与え、信頼関係を築きやすくなると言えるでしょう。
まとめ
今回は、オフィス移転を軸に、移転先を決めるうえでのポイントを立地の観点からまとめてみました。
サーブコープの調査結果からも明らかなように、立地やレスポンスの速さは、単なる利便性を超えて「安心して取引できるかどうか」を測る基準となっていますので、オフィス移転を考える際の参考になさってください。
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